ANÁLISE DAS COMPRAS PÚBLICAS EM UMA PREFEITURA DO OESTE
PAULISTA1
ANALYSIS OF PUBLIC PURCHASES IN A CITY HALL WEST PAULISTA
MICHELE SOUZA ROSENDO SILVA
Business School UNOESTE
E-mail: michelesouza540@gmail.com
BRUNO WALACE CAVALCANTE DA SILVA
Business School UNOESTE
E-mail: bruno.w.cavalcante19@gmail.com
GUSTAVO YUHO ENDO
Business School UNOESTE
E-mail: gustavo_endo@yahoo.com.br
LECHAN COLARES-SANTOS
Business School UNOESTE
E-mail: lechan@unoeste.br
JORGE ALFREDO CERQUEIRA-STREIT
Centro Universitário Alves Faria (UNIALFA)
E-mail: jorgealfredocs@gmail.com
RESUMO
O setor de compras vem se tornando cada vez mais importante no processo de gestão das organizações públicas,
assumindo papel fundamental na sustentabilidade dessas entidades. Assim, o objetivo da presente pesquisa foi
analisar os desafios enfrentados pelo setor de compras em uma prefeitura localizada no oeste paulista. Para tanto,
empregou-se uma pesquisa qualitativa, em que foram realizadas três entrevistas e analisados seus conteúdos com
auxílio da técnica de análise de conteúdo e do software Atlas.ti. Os resultados evidenciam que os maiores
desafios são a falta de planejamento e organização sobre as compras; falta de definição de um tempo mínimo em
relação aos pedidos e um estoque mínimo e a dispersão de tarefas que são exclusivas do setor de compras por
todos os setores da prefeitura também geram ruídos na comunicação, atrapalhando o desempenho nos processos.
Nesse sentido, foram sugeridas possíveis soluções que podem ser empregadas pela prefeitura estudada.
Palavras-chave: Compras públicas; Licitação; Melhorias; Desafios.
ABSTRACT
The purchasing sector has become increasingly important in the management process of public organizations,
assuming a fundamental role in the sustainability of these entities. Like this, the aim of this research was to
analyze the challenges faced by the purchasing sector in a city hall located in the west of São Paulo. For that,
qualitative research was used, in which three interviews were carried out and their contents analyzed with the aid
of the content analysis technique and the Atlas.ti software. The results show that the biggest challenges are the
lack of planning and organization regarding purchases; lack of definition of a minimum time in relation to orders
and a minimum stock and the dispersion of tasks that are exclusive to the purchasing sector across all sectors of
the city hall also generate noise in communication, hindering the performance of processes. In this sense,
possible solutions were suggested that can be used by the municipality studied.
Keywords: Public purchases; Bidding; Improvements; Challenges.
1DOI: https://doi.org/10.5935/2763-9673.20230001
Revista de Estudos em Organizações e Controladoria-REOC, ISSN 2763-9673, UNICENTRO, Irati-PR, v. 3, n. 1, p. 04-20, jan./jun., 2023.
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Michele Souza Rosendo Silva, Bruno Walace Cavalcante da Silva, Gustavo Yuho Endo, Lechan Colares-Santos e Jorge Alfredo Cerqueira-Streit
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1 INTRODUÇÃO
Uma organização é constituída por um sistema integrado, que abrange vários
conjuntos de processos para a entrega de um bem ou serviço. Uma dessas partes do sistema é
a logística, que inclui etapas importantes para a entrega do bem e/ou serviço. Tanto o setor
privado quanto o público necessitam planejar, efetuar e controlar o fluxo e a estocagem de
todos os bens/serviços e informações, desde a origem até o uso, com objetivo de atender as
necessidades e desejos dos clientes (PIRES, 2016).
Entretanto, a logística é subdividida em subsistemas, como por exemplo, a logística de
suprimentos, na qual se constitui a parte da cadeia responsável por atender a empresa com os
materiais para o funcionamento. Para que essas aquisições ocorram, necessita-se
principalmente da função de compras (CHRISTOPHER, 2007).
O setor de compras foi um dos setores que se tornou importante no processo de gestão
das organizações públicas e privadas, assumindo papel principal e fundamental na estratégia
das organizações (CAMPOS, 2019). Aliado a esse pensamento, Viana (2006) preconiza que, a
principal função do departamento de compras é a aquisição de materiais e/ou serviços, de
acordo com a demanda. Dessa forma o setor responsável deve buscar as melhores ofertas e,
também, a que oferece a maior vantagem nos requisitos solicitados pela organização.
Campos (2019) ainda complementa que por meio de uma gestão de compras, a
organização pode gerar vantagem competitiva, diminuindo assim os custos e mantendo a
qualidade. Com isto, evidencia-se a importância do ato de saber comprar na quantidade certa,
no momento certo e como comprar, para que dessa forma o setor de compras encontre o
fornecedor adequado a sua realidade, ao melhor preço possível.
Mesmo que a gestão pública especificamente não tenha clientes diretos, de forma mais
específica, a relevância de encontrar o fornecedor adequado é sempre destacada, visto que
“[…] a seleção do fornecedor é considerada um ponto chave do processo de compras”
(CAMPOS, 2019, p. 13). O departamento de compras públicas é o responsável por adquirir os
bens/serviços e obras feitos para atender e satisfazer as necessidades dos cidadãos
(MARDALE, 2015). Dessa forma, é explícito que a atividade do departamento de compras é
significantemente importante para a que sejam respeitados os princípios que regem as
compras públicas (PATRUCCO; LUZZINI; RONCHI, 2016).
A má gestão do departamento de compras pode ocasionar problemas relacionados à
escolha de fornecedores. Sendo assim, tendem a ocorrer gastos ainda maiores, falhas na
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qualidade e prazo de entrega ou quantidade inadequada. Por essa razão, faz-se necessária a
avaliação do desempenho dos processos de aquisição dos bens/serviços públicos
(GARDENAL, 2013).
Por fim, cabe evidenciar os resultados da revisão sistemática de literatura guiada por
Almeida et al. (2018), os autores constataram que as compras públicas estratégicas carecem
de mais estudos no Brasil, tendo em vista que, grande parte dos estudos sobre o tema enfocam
o setor privado. Há um amplo caminho para pesquisadores nacionais investigarem questões
relacionadas ao tripé da sustentabilidade (social, econômico e ambiental), às contratações
eletrônicas, aos critérios de seleção de fornecedor, entre outros relacionados às compras no
âmbito da gestão pública (ALMEIDA et al., 2018).
2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
A gestão de compras é responsável pela obtenção de suprimentos para o abastecimento
das organizações. Dessa forma, Souza e Dias (2015) apontam como um dos pontos
fundamentais no processo de suprimentos. É preciso sempre estar atualizados sobre o bom
aproveitamento dos recursos disponíveis, evitando gastos supérfluos na aquisição de
materiais, estocagem e depreciação.
Dias (2019), mostra e reafirma que as compras é um segmento importante do
departamento de materiais e suprimentos, que tem como foco atender as demandas de
materiais ou serviços, planejá-las quantitativamente e satisfazê-las com as quantidades certas.
Bertaglia (2009) completa e explica que a gestão de compras é um processo feito de forma
estratégica, que envolve o custo, a qualidade e a velocidade de resposta. Segundo Bertaglia
(2009), a gestão de compras é um fator essencial para a organização, independentemente de
qual seja o destino (manufatura, distribuição, varejo).
Souza e Dias (2015), mostram também que essa parte fica restringida ao gestor de
compras, que planeja os pedidos no tempo certo, com a quantidade necessária e verifica se o
produto foi efetivamente adquirido. Sendo assim, esse ato que o gestor de compras é
responsável "[…] é o processo de aquisição que também inclui a seleção dos fornecedores, os
contratos de negociação e as decisões que envolvem compras locais ou centrais"
(CAMPANA; AZEVEDO, 2019, p. 5). Martins (2005) estabelece que a gestão de compras
manifesta um papel significativo nos negócios, face de obter grande quantidade de recursos,
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principalmente financeiros, deixando assim para trás um olhar preconceituoso acerca da
atividade, vista como burocrática e repetitiva.
Dias Júnior (2017), completa ao afirmar que, a gestão de compras é uma otimização
do funcionamento das organizações por meio de decisões racionais e com fundamento no
recolhimento e tratamento de dados e informações necessárias para o desenvolvimento dos
interesses de todos os colaboradores e proprietários de determinado grupo.
Dentro desse cenário, existe as compras públicas, que se constituem em uma das áreas
mais sensíveis e significativas do funcionamento logístico que movimenta a Administração
Pública. Com valor estratégico, as compras públicas possuem também, mobilização e
influência em toda a organização que envolve o ciclo socioeconômico, já que trabalha com o
poder de compra do Estado (LIMA, 2015)
Nos últimos anos, nota-se que a gestão das compras públicas, “[…] é um assunto cada
vez mais presente e considerável para o processo administrativo e operacional, para os
gestores públicos” (TERRA; CARLOS, 2018, p. 1). Segundo Lima (2015), a área de compras
governamentais é um mercado que chega a contabilizar cerca de meio trilhão de reais por ano,
um somatório significativo diante do cenário. E são esses dados supracitados que apontam a
força e incontáveis oportunidades em que o poder de compra do Estado pode operar. Ferrer
(2015) sustenta que as compras públicas são um dos procedimentos mais atravessados no
setor público.
Teixeira (2015) destaca que ao se ter um olhar estratégico sobre essa área, é
perceptível um potencial que esta atividade detém no estímulo de políticas públicas. Batista e
Maldonado (2008) mencionam, em relação ao setor de compras públicas, que existe um
contrassenso ao tratar o setor, já que se contrapondo ao processo de compra que precisa ser
dinâmico, flexível e se adaptar às mudanças e novos paradigmas, a Administração Pública,
assume estruturas tradicionais, funcionais e departamentais, que exibem rigidez quando se
trata de sua parte decisória.
Todas questões que foram levantadas sobre esse assunto estão se transformando com o
passar do tempo, pois, de acordo com Costa (2000), o setor público passa por um processo de
reestruturação administrativa, e que há um consenso quanto à demanda de mudança no
sistema de compras públicas no Brasil, na busca de agilidade, eficiência e transparência no
modo como se lida com o dinheiro público.
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Dessa forma, a busca por mudanças e a preocupação em criar regras com o intuito de
escolher a proposta mais conveniente para a administração é algo antigo. O início da licitação
no direito público brasileiro pelo Decreto n° 2.926, de 14/05/1862, obteve o status de
Princípio Constitucional, e de aceitação obrigatória pela Administração Pública nas esferas de
Poderes, e após diversas leis criadas sobre o assunto, o procedimento licitatório conseguiu a
ser garantido, em todos os âmbitos governamentais, por meio da Lei Federal nº 8.666, de
21/06/1993 (Lei das Licitações Públicas).
Segundo Costa e Terra (2019), existe a obrigatoriedade da licitação, que está
resguardada no artigo 37 da Constituição Federal. O principal componente norteador das
compras públicas é o legal e normativo, que coordena todo o processo de aquisição pública no
Brasil. Dessa forma, Costa e Terra (2019), apontam que é determinado que as compras
públicas devem ser precedidas de licitação, bem como, acompanhar o que dispõe o Art. 3º da
Lei Federal nº 8.666/1993, que expõe que a licitação é destinada ao princípio de isonomia, e
de buscar a proposta mais coerente e vantajosa para a administração pública.
Segundo Carvalho (2005), as modalidades de licitação, previstas na referida lei,
normatizam as compras governamentais, que as vezes por excesso de rigidez e de controles
burocráticos, podem prejudicar a eficiência do processo de compras. Dentro desse cenário,
Trindade (2016), aponta que é compreensível que exista uma complexidade ao tratar da
gestão de compras e sem dúvidas, é um dos pontos de qualquer organização, seja pública ou
privada, é mitigar ou eliminar falhas nos processos, para isso é necessário realizar o
mapeamento de processos.
O mapeamento de processos, segundo Leal e Almeida (2006), é um instrumento
gerencial e de comunicação que possui como intuito auxiliar e melhorar os processos
existentes ou implementar uma nova estrutura voltada para processos. Essa ferramenta
fornece uma estrutura para que os processos complexos sejam capazes de serem avaliados de
forma simples, em que a equipe consegue ter um entendimento geral sobre o processo.
Segundo Savedra e Legramanti (2020), a gestão de processos é imprescindível para
que qualquer organização responda de forma significativa às demandas que são postas, ao
melhorar os serviços de uma forma mais eficiente.
Segundo Zeni (2015), o mapeamento de processos ajuda a reconhecer as fontes de
desperdício, e fornece uma linguagem comum para resolver os processos de manufatura e
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serviços, o que torna as decisões sobre os fluxos mais perceptíveis, de modo que se possa
debatê-las.
Para compreender melhor sobre a questão das compras públicas, e a importância do
mapeamento dos processos, o Sebrae (2017) publicou o manual intitulado "Compras Públicas,
um bom negócio para a sua empresa", que aborda análise acerca de procedimentos licitatórios
embasados nas atuais leis de licitações. Outra fonte de consulta é o site do Governo Federal
“Planalto”, que contém as legislações acerca do tema, também, indica o caminho correto a
seguir no que se refere a licitações públicas.
O Manual do Sebrae (2017), mostra o caminho a ser percorrido, a utilização das
modalidades licitatórias e as vantagens que devem ter aos pequenos negócios. Explica sobre o
que é licitação, os princípios norteadores da licitação, as modalidades, e tipos de licitação, as
fases do processo, a anulação e revogação da licitação, a dispensa de licitação e sobre as
microempresas e empresas de pequeno porte.
No site oficial do Presidente da República “Planalto”, em que possui todas legislações
a ser seguidas, situando o leitor quanto aos procedimentos corretos, contratações públicas, leis
acerca das licitações, em diretrizes e regras sobre o projeto básico para contratação, o
processo de compra e procedimento de aquisição.
3 METODOLOGIA
3.1 Contexto Investigado
A pesquisa foi realizada em uma prefeitura do oeste paulista (interior de São Paulo),
responsável por aproximadamente 6.000 habitantes. A coleta de dados buscou compreender as
tarefas e os métodos utilizados no processo de compras. Ressalta-se assim, o ponto de maior
evidência e relevância nas falas dos 3 entrevistados do setor de compras da prefeitura
estudada. Para compreensão dos perfis dos participantes da pesquisa, no Quadro 1 são
apresentados os perfis dos três entrevistados.
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Quadro 1 – Perfil dos participantes da pesquisa
Participantes Perfil dos Participantes
Entrevistado 01
Função: Comprador direto
Tempo na Função: 4 anos
Descrição das Atividades: Cotar preços de produtos, fazer compras diretas, e suprir as
necessidades dos setores.
Entrevistado 02
Função: Secretário de Administração de Finanças
Tempo na Função: 1 ano e 2 meses
Descrição das Atividades: Aquisição de materiais e relacionamento com os fornecedores.
Entrevistado 03
Função: Cotador de abertura do processo licitatório.
Tempo na Função: 2 anos
Descrição das Atividades: Fazer cotações, gerar a requisição, para a abertura e processo de
compras, digitar e encaminhar para a licitação.
Fonte: Elaborado pelos autores (2022).
Diante do contexto investigado e da carência exposta na literatura nacional, surge a
seguinte pergunta de pesquisa: quais são os desafios enfrentados pelo setor de compras em
uma prefeitura? Para responder tal questionamento, o objetivo geral da pesquisa foi analisar
os desafios enfrentados pelo setor de compras em uma prefeitura localizada no oeste paulista.
E os objetivos específicos foram: (i) identificar de quais formas são realizadas as atividades
dos colaboradores do setor de compras; (ii) discutir se os procedimentos realizados pelos
colaboradores do setor de compras estão alinhados com as legislações municipal, estadual e
federal; (iii) identificar as principais modalidades de compras e licitações da prefeitura; (iv)
identificar e propor sugestões de melhorias para prefeitura analisada.
3.2 Materiais e métodos
O método escolhido para o desenvolvimento do estudo foi a abordagem qualitativa.
Afinal, a pesquisa teve como objetivo maior identificar e conhecer um fenômeno por meio da
inserção do pesquisador no contexto em que o fenômeno ocorre (GIL, 2002).
A pesquisa de abordagem qualitativa segundo Denzin e Lincoln (2006), envolve uma
abordagem interpretativista, com ênfase em estudar os fenômenos em seus cenários naturais,
tentando entendê-los e interpretá-los. Seguindo essa linha de raciocínio, Vieira e Zouain
(2005) afirmam que na pesquisa qualitativa o seu objetivo é a descrição detalhada dos fatos e
elementos que o envolvem.
Como instrumento de coleta de dados a pesquisa se valeu de entrevistas, que para
Haguette (1995), se situa como um processo de interação social, cuja finalidade é obter
informações do entrevistado. Por optar por uma abordagem de entrevista semiestruturada, há
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uma maior flexibilidade em que o entrevistado tem a liberdade de discorrer sobre suas
experiências, sem deixar de abordar o tema proposto (TRIVINÕS, 1987).
As entrevistas foram gravadas, transcritas na íntegra, documentadas e, posteriormente,
analisada seu conteúdo. Segundo Halcomb e Davidson (2006), as transcrições permitem
observar repetidas vezes e detalhadamente, sendo viável também reutilizar ou reanalisar os
dados, em função de outros objetivos também futuramente.
As perguntas foram elaboradas com base nos apontamentos encontrados na literatura
da área, assim como foram divididas em categorias temáticas conforme recomenda Bardin
(2012) para que a posterior análise de conteúdo seja facilitada. O Quadro 2 evidencia as
perguntas contidas no roteiro aplicado com os três colaboradores da prefeitura investigada.
Quadro 2 – Roteiro das perguntas
Categorias de
Análises Perguntas Autores/Ano
Informações
sobre os
entrevistados
Qual a função que você exerce atualmente no setor de compras?
Autores (2022)A quanto tempo você atua nesse cargo?
Quais são suas atuais atividades?
Informações
sobre o
processo e
rotina
A prefeitura obtém algum manual de conduta para o setor de
compras?
Batista e Maldonado
(2008), Bertaglia
(2009), Ferrer (2015),
Lima (2015), Teixeira
(2015), Sebrae (2017),
Campana e Azevedo
(2019), Dias (2019),
Faria (2019) e Dias
Júnior (2019)
Atualmente utilizam alguma ferramenta que auxilia na rotina e
tarefas?
Quais são as modalidades mais utilizadas pela prefeitura para
aquisição de materiais.
Quais são as etapas a serem seguidas para aquisição de materiais?
O que é necessário para abertura de um processo licitatório, quais
requisitos mínimos devem obter nesse pedido de requisição?
Quais são os critérios a serem questionados na escolha do
fornecedor?
Caso a entrega não seja como descrita, que providências são
tomadas?
Visão dos
funcionários
sobre o
processo de
compras
Em sua opinião, quais são os principais obstáculos e dificuldades
burocráticos enfrentados pelo setor?
Costa (2000),
Carvalho (2005), Leal
e Almeida (2006),
Batista e Maldonado
(2008), Zeni (2015),
Trindade (2016),
Costa e Terra (2019) e
Savedra e Legramanti
(2020)
Em sua visão, quais questões externas e internas, que acabam
afetando no decorrer e bom desenvolvimento do processo?
Sugestões para
melhoria do
setor
Se pudesse dar sugestões para melhoria do processo e um melhor
desenvolvimento, qual seria ela? Autores (2022)
Fonte: Elaborado pelos autores (2022).
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Após a coleta de dados, foi realizada a análise de conteúdo, que de acordo com Bardin
(2012), são um conjunto de técnicas de análise de comunicações que auxilia o pesquisador a
sair do âmbito das incertezas. Segundo a autora, caso um determinado trecho apareça de
forma semelhante exaustivamente e apresente relevância para a pesquisa, aquele determinado
trecho pode ser considerado e/ou classificado em determinada categoria de análise (BARDIN,
2012).
Para análise do conteúdo, foi utilizado o software Atlas.ti, afinal, trata-se de uma
ferramenta para a análise de dados qualitativos, auxiliando os pesquisadores nas
categorizações e inferências (WALTER; BACH, 2015).
4 ANÁLISE DOS RESULTADOS
Quanto aos manuais de conduta e como os funcionários do setor de compras
aprenderam a executar suas determinadas tarefas e funções, todos os entrevistados
mencionaram que não aprenderam a executar suas tarefas diante de um manual, nem cursos
oferecidos pela instituição. De acordo com os entrevistados, o aprendizado deu-se na prática e
com auxílio do suporte de funcionários do sistema que utilizam no momento.
O resultado indica a importância do aprendizado no trabalho e da colaboração entre
colegas de trabalho para o desenvolvimento de habilidades e competências. Essa abordagem
de aprendizado é comum em contextos de trabalho. Segundo Camillis et al. (2010), a
aprendizagem no trabalho é um processo contínuo e dinâmico que ocorre por meio da
interação entre os trabalhadores, do contexto em que estão inseridos e da própria atividade em
si. Nesse sentido, a prática e a troca de experiências com colegas de trabalho são formas
efetivas de adquirir habilidades e competências.
Para analisar a maneira que prefeitura efetua as suas compras, sabe-se que o correto a
se fazer consta nos incisos I e II do caput do art. 24, da Lei Federal nº 8.666/1993. Cabe
ressaltar que a mesma teve alteração na Lei Federal nº 14.133/2021. De acordo com os
resultados da pesquisa, a modalidade mais utilizada pela prefeitura em questão é o pregão
presencial, o que foi relatado pelo entrevistado 1 e 2. Como mencionado, a modalidade de
pregão presencial é a mais utilizada pela prefeitura em questão, o que está em conformidade
com a tendência observada em outras instituições públicas brasileiras. De acordo com Justen
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Filho (2000), o pregão presencial tem se mostrado uma modalidade eficaz para promover a
competição entre os fornecedores e garantir a obtenção do melhor preço para a administração
pública.
Na Figura 1, apresenta-se as modalidades aplicadas pela prefeitura nos últimos 6 anos
(2017 a 2022), cuja as informações foram obtidas no seu portal de transparência. Ressalta-se
que, no geral, em 91,05% dos casos, durante os 6 anos, foi utilizado o pregão presencial como
forma licitatória.
A fim de agilizar todo o processo de compras, existem outras modalidades como a
compra direta. Um dos fatores que levam os compradores do setor a fazerem as compras
diretas é não exceder o valor estipulado pelas leis citadas, esquivando-se assim de parte da
burocracia. A fala do entrevistado 3 evidencia este ponto: “Na realidade utiliza mais a direta
porque é mais rápido, se não excedeu o limite é mais rápido, que a lei permite fazer a licitação
direta”, e em outro momento, o mesmo entrevistado reitera: “Por que não é obrigatória
licitação e fazem 3 cotações e já fazem a compra direta”. Além disso, é importante destacar
que as compras diretas devem ser realizadas com critérios claros e objetivos, conforme
apontado por Justen Filho (2000). Essa modalidade de compra deve ser utilizada apenas em
casos específicos, como emergências ou quando há poucos fornecedores disponíveis. A
legislação também prevê a necessidade de realizar, no mínimo, três cotações de preços antes
de efetuar a compra direta, conforme mencionado pelo entrevistado.
Figura 1 – Modalidades de compras e licitações da prefeitura estudada
Fonte: Elaborado pelos autores com base no Portal da Transparência em Compras e Licitações (2022).
Todas as modalidades usadas pela prefeitura utilizam um determinado tempo para
cada modalidade. No caso da compra direta, como não é um processo licitatório, é estimado o
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tempo mais curto. Conforme exemplificado pelo entrevistado 2: “Então de compra direta de 2
a 3 dias” porque os funcionários já têm o contato de alguns fornecedores. O entrevistado 3
demonstra o processo: “Aí no caso o entrevistado 1 e entrevistado 2 faz o contato direto com
o fornecedor e já efetua a compra”.
O pregão presencial, previsto pela Lei Federal nº 10.520/2002, “[…] consta que o
prazo fixado para a apresentação das propostas, contado a partir da publicação do aviso, não
será inferior a 8 (oito) dias úteis”, ainda segundo o entrevistado 3: “no caso do pregão,
publicou, tem 8 dias úteis até mesmo para o fornecedor ter tempo de baixar o edital [...]”.
No art. 21, § 2º, inc. IV da Lei Federal nº 8.666/1993, deixa claro que o prazo para a
carta convite até a data fixada para recebimento das propostas, é de 5 (cinco) dias úteis, como
também mencionado pelo entrevistado 3: “a carta convite, que após ser publicada o aviso de
licitação tem 5 dias úteis para abertura das propostas”, reafirmando o que é condizente a lei.
De acordo com Pereira et al. (2021), a gestão do tempo é um elemento fundamental
para garantir a eficiência e a efetividade dos processos organizacionais. No entanto, é
importante destacar que a pressa em concluir as atividades pode levar a erros e ações ilegais.
Nesse sentido, é fundamental que os gestores públicos adotem práticas que estejam em
conformidade com a legislação, mesmo que isso signifique um tempo maior para a realização
das atividades.
No caso da compra direta, é importante que sejam realizados contatos com
fornecedores de forma objetiva e transparente, conforme destacado pelo entrevistado. Além
disso, é fundamental que sejam adotados critérios claros e objetivos para a seleção de
fornecedores e aquisição de bens e serviços, conforme previsto na legislação.
Assim, os resultados da pesquisa evidenciam a importância de gerir o tempo de forma
eficiente e adotar práticas que estejam em conformidade com a legislação de compras
públicas. A compra direta pode ser uma opção para agilizar o processo de compras, mas é
fundamental garantir que as compras sejam realizadas de forma legal e transparente.
Sobre os critérios da escolha do fornecedor, devem seguir sobre a Lei Federal n°
8.666/1993, mais precisamente o artigo 27. Assim como dispõe a lei, para que uma empresa
se torne elegível para participar de um processo de licitação, ela deve estar em consonância
com algumas regras preestabelecidas juridicamente, bem como seguir alguns pré-requisitos da
prefeitura local. Acerca dos procedimentos que são seguidos na prefeitura do oeste paulista,
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eles demonstram coerência nas licitações. Na fala do entrevistado 1 evidencia-se essa
preocupação: “Tem que estar de acordo com a legislação, estadual, federal e municipal”.
De acordo com Fortini e Motta (2016), a escolha de fornecedores deve ser realizada
com base em critérios objetivos e transparentes, que levem em consideração a qualidade, o
preço e as condições de pagamento, entre outros aspectos relevantes para a contratação. Além
disso, é importante que esses critérios estejam em conformidade com a legislação, a fim de
evitar a seleção de fornecedores com base em interesses pessoais ou políticos.
Conforme destacado pelo entrevistado, a preocupação com a conformidade e com a
legislação é um aspecto relevante para as licitações realizadas na prefeitura em análise. Essa
postura demonstra a importância de adotar práticas que estejam em conformidade com a
legislação para garantir a efetividade e a transparência das compras públicas. Assim, os
resultados da pesquisa evidenciam a importância de adotar critérios objetivos e transparentes
para escolha de fornecedores, que estejam em conformidade com a legislação. A preocupação
com a conformidade com a legislação demonstra o comprometimento da prefeitura com a
efetividade e a transparência das compras públicas.
Com relação às especificações dos produtos, os entrevistados relataram que caso não
seja entregue da forma como esperam, estipulam um prazo para que a empresa possa
solucionar o problema. Cada prazo varia de acordo com o estabelecido em contrato. Como
citado pelo entrevistado 03: “O correto é entrar em contato com o fornecedor, pedindo para
ele trocar, aí tem o prazo que é estipulado no edital para troca”, e ainda completa “caso não
trocar, tenho que notificá-lo e aplicar as penalidades cabíveis previstas no edital”. Podendo
elas ser de quatro espécies de acordo com a Lei Federal nº 8.666/1993: advertência, multa,
suspensão temporária e declaração de inidoneidade.
Conforme destacado por Fortini e Motta (2016), a aplicação de penalidades é um
elemento fundamental para garantir a efetividade e a transparência das compras públicas.
Essas penalidades devem ser aplicadas de forma objetiva e transparente, levando em
consideração a gravidade do problema e as consequências para a administração pública.
Os entrevistados discorreram quanto aos obstáculos e dificuldades burocráticas
enfrentados pelo setor, o entrevistado 2 ressalta: “Resumindo tudo é a demora dos
orçamentos”. Analisando o conteúdo das entrevistas, nota-se que alguns pontos são
indispensáveis e como disposto na Lei Federal nº 10.520/2002, em seu art. 3º, inciso III,
exige-se a elaboração do orçamento estimativo como fase de preparação do pregão presencial
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e eletrônico. A elaboração do orçamento estimativo é um elemento fundamental para garantir
a transparência e a efetividade dos processos de compras públicas. Esse orçamento deve levar
em consideração os preços praticados no mercado e as especificações dos produtos e serviços
a serem adquiridos (FORTINI; MOTTA, 2016).
Dificuldades externas que afetam o setor também foram compartilhadas. Uma ideia
sinérgica entre os entrevistados é a de que normalmente as demandas são urgentes e que não
há planejamento necessário fazendo que não sejam feitas as etapas de forma mais adequada.
O Entrevistado 3 reafirma: “O processo começa de trás para a frente, primeira compra,
para depois correr atrás da parte burocrática, e ajustar e alinhar tudo aqui, a maior questão que
temos é a falta de planejamento, que faz com tudo se torna urgente”. Sendo assim, fica
constatado que não seguem a Lei Federal nº 8666/1993 por completo.
Por fim, ressalta-se que o presente estudo fez um mapeamento de ações no setor, para
identificar as falhas. Nota-se que as falhas são oriundas, principalmente, do tempo da
transição das informações do setor requisitante ao setor de compras, além da falta de
planejamento e organização desses processos, a qual impacta negativamente o setor de
compras.
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS
Diante desses resultados apresentados na seção anterior, elenca-se algumas sugestões
de melhoria. O Quadro 3 expõe detalhadamente.
Quadro 3 – Sugestões de melhorias para o setor de compras da prefeitura estudada
(continua)
Sugestões de
Melhorias Descrição da Sugestão de Melhoria
Planejamento
i. A prefeitura pode fazer um planejamento, para que o setor de compras possa assim se
organizar melhor e fazer todos os procedimentos com cautela, executando todas as etapas
em sequência conforme a lei e o Sebrae propõem. Esse planejamento pode ser feito no final
do ano anterior, definindo os projetos para que no ano de execução do plano o setor de
compras já possa organizar o tempo e recursos necessários, saindo assim da urgência.
Levando também em consideração o ano anterior como base, deve-se aprender com os
imprevistos ocorridos e a partir desta análise, criar possíveis soluções junto aos
fornecedores.
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Quadro 3 – Sugestões de melhorias para o setor de compras da prefeitura estudada
(conclusão)
Treinamentos
i. A prefeitura pode ofertar treinamentos para os funcionários do setor de compras, pois
todos comentaram que não efetuaram nenhuma preparação (cursos). Obter conhecimento
deve ser o primeiro passo para que exerça assim os cargos e tarefas com sobre leis e
licitações, adequadamente. O processo correto e documentos oficiais devem ser esclarecidos
para os servidores municipais. O treinamento diminuirá a margem de erros em processos,
evitando retrabalhos e desperdícios de tempo e recursos.
Definição de
um estoque e
tempo mínimo
i. Os departamentos já são responsáveis pelo seu estoque de forma indireta. Por isso, um
responsável especifico de cada setor apenas deve controlar a entrada/saída de materiais e
gerenciar a quantidade de materiais e assim, requisitando conforme a demanda do setor. E a
partir deste controle, deve-se definir um estoque mínimo, e um tempo mínimo para
requisitar para o setor de compras central, evitando ser solicitado somente quando o material
acaba.
Centralização
dos
suprimentos
i. Outra sugestão para uma melhor organização, seria também centralizar todo estoque
apenas em um departamento de compras. Desta forma, diminui-se a dependência e os ruídos
de informação sobre qual departamento deve fazer a solicitação de requisição.
ii. Definir um colaborador para se responsabilizar pela análise das necessidades e
requisições de compras dos departamentos da prefeitura. Desta forma, no momento de
solicitar algum produto/serviço, este possa atender todos os departamentos da prefeitura. Ao
solicitar a compra do mesmo produto serviço uma única vez, contribui-se para o processo de
compras, além de economizar recursos públicos.
Fonte: Elaborado pelos autores (2022).
Diante dos resultados discutidos, o presente estudo contribui não somente para a
prefeitura em questão, como para outros gestores públicos que atravessam situações
semelhantes. Afinal, este reflete também opiniões dos seus funcionários e outros setores de
compras, inclusive de âmbito estadual ou federal, podem compartilhar de vivências parecidas.
Espera-se que o estudo possa impactar de forma positiva a medida em que o poder
público utilize as sugestões contidas no Quadro 3, colocando-as em prática e tornando as
compras públicas mais alinhadas comas as boas práticas e as leis vigente. Para além das
contribuições práticas, este pode servir de base para pesquisas futuras capazes de investigar
outros pontos das compras públicas, como contratações eletrônicas e a inclusão de critérios
socioambientais na seleção de fornecedores.
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