The purpose of this paper is to reflect on how the new models of collaborative economy can have an impact on the development of the executive secretarial profession. As a justification for the development of the present study, there is the fact that contemporary organizations are taking on new shapes, such as cirtual structures and collaborative management models, which requires adjustments in the performance of executive secretaries and, therefore, to understand and adapt to the new scenario. Thereby, identifying and analyzing the insertion and performance of executive secretarial professionals in organizational contexts linked to collaborative economics, specifically in coworking environments in the state of Paraná, is the objective of the present study. The methodological construct outlined occurred through a theoretical review, contextualizing different conceptual perspectives of the collaborative economy, locating the executive secretariat in the process of contemporary expansion of this phenomenon, in addition to documentary and field research, developed from the application of questionnaires to managers of coworking environments in state. The main results are the fact that this form of organization has space for professionals in the area who work both performing technical activities and complex activities of advisory, management and entrepreneurship.

Key words: Collaborative Economy. Executive Secretariat. Coworking.

1. INTRODUÇÃO

A atuação do profissional de secretariado executivo iniciou-se no país no final da década de 1960 e, desde então, percorreu diversas transformações. As tarefas que eram consideradas simples e rotineiras passaram por ascensão a partir da década de 1980 com a regulamentação da profissão, e tomaram novas configurações a datar dos anos 2000, ajustando-se às novas formas de trabalho das organizações (MAÇANEIRO, 2013).

Todavia, nas últimas décadas, o mercado de trabalho de forma geral, passou por significativas mudanças, e no cenário atual, marcado pelo desenvolvimento de tecnologias, aliado à conjuntura de recessão econômica e altas taxas de desemprego, as reconfigurações do mercado resultaram no surgimento da chamada economia colaborativa. Em termos conceituais, a economia colaborativa pode ser definida como um conjunto de iniciativas baseadas em redes e participação de comunidades, nas quais a cooperação adquire importância na estratégia das empresas, com o objetivo de incluir grupos parceiros no acesso às inovações e buscar crescimento mútuo (BOTSMAN; ROGERS, 2011; RIFKING, 2012).

Nessa nova arquitetura organizacional, insere-se também, os ambientes denominados coworking, caracterizados, de acordo com Medina e Krawulski (2015) pelo compartilhamento de um ambiente entre trabalhadores de áreas independentes. Esses ambientes, de acordo com Santos (2014), além de propiciarem maior cooperação entre os distintos profissionais, possibilitam a maximização dos recursos, uma vez que os custos de infraestrutura e dos serviços necessários são divididos entre todos os coworkers. Ainda, de acordo com Santos (2014), coworking space (espaço de trabalho compartilhado) é um modelo de negócio que utiliza o compartilhamento como princípio, e isso inclui o espaço físico, o acesso às tecnologias da informação e serviços necessários. Para Zanon (2015) o crescimento das formas mais flexíveis de trabalho são características do século XXI, em função de que a internet e o desenvolvimento tecnológico possibilitam a realização das atividades laborais independentemente do lugar em que o sujeito se encontra.

Para os profissionais de secretariado executivo, essas mudanças organizacionais podem impactar na alteração da forma de atuação. Isso porque as atividades secretariais que, tradicionalmente eram desempenhadas em empresas físicas e de forma individualizada, necessitam ser ofertadas para um número crescente de indivíduos que atuam em ambientes colaborativos e muitas vezes por meio de plataformas digitais. Essas contemporâneas formas de trabalho podem propiciar aos profissionais de secretariado executivo o assessoramento de um número maior de executivos e empreendedores, bem como o desenvolvimento de atividades específicas vinculadas às demandas da economia colaborativa (MESQUITA et al., 2019).

Assim, o presente estudo tem como pergunta de pesquisa: como os profissionais de secretariado executivo podem se inserir nesses novos modelos da economia colaborativa, a exemplo de ambientes de coworking? Isso porque tem-se como premissa que essas novas configurações do mercado de trabalho podem repercutir na forma de atuação e desenvolvimento desses profissionais. Para tanto, delineou-se como objetivo principal, identificar e analisar a inserção e a forma de atuação dos profissionais de secretariado executivo em contextos organizacionais vinculados a economia colaborativa, especificamente em ambientes de coworking no estado do Paraná.

Cabe destacar que a opção pelo recorte metodológico de investigação no estado do Paraná deu-se em função da quantidade de cursos de formação superior em Secretariado existente no Paraná (segundo maior oferta do país) e do crescente número de coworking spaces nesse Estado.

Para alcançar os objetivos propostos, estruturou-se este estudo conforme segue: além desta introdução, apresenta-se na segunda seção um levantamento teórico acerca da história do secretariado e uma contextualização da atual sociedade econômica, que se desdobra na economia colaborativa e, sucessivamente, nos coworking spaces. Na terceira parte relatam-se os procedimentos metodológicos empregados para o desenvolvimento da pesquisa; na quarta seção são apresentados os resultados do estudo e na quinta, as conclusões e sugestões para estudos futuros. As referências completam o estudo.

Assim desenvolvido, o presente estudo pretende contribuir com o avanço da pesquisa sobre o tema, propondo reflexões e análises no campo das oportunidades e desafios para os profissionais de secretariado executivo.

2. O SECRETARIADO EXECUTIVO NA ECONOMIA COLABORATIVA

A atuação do profissional de secretariado executivo, iniciada no país no final da década de 1960, tradicionalmente era vinculada à realização de tarefas simples e rotineiras e considerada uma função complementar nas organizações. De acordo com Maçaneiro (2013), essa forma de atuação estava arraigada na cultura organizacional e nos próprios cursos superiores de formação de secretariado executivo, que primavam pela oferta de um rol de conhecimentos técnicos e pela formação de profissionais para o desempenho de atividades elementares.

Entretanto, a partir da década de 1980, a profissão apresentou considerável ascensão com a regulamentação da profissão (Lei nº 7.377/85, complementada pela lei nº 9.621/96), e com a criação de entidade de classe e publicação do código de ética profissional, em 1989, obtendo maior reconhecimento no mercado de trabalho e assumindo novas atribuições e contornos (MAÇANEIRO, 2013). Dadas as novas configurações das organizações e do mercado de trabalho, nos anos 2000, o perfil do profissional passou por modificações, ajustando as atribuições às novas conjecturas organizacionais e tornando-se um profissional de suporte e assessoria a gestores nas organizações. Para Nonato Júnior (2012, p.126) “as atividades de assessoria são hoje o cerne do fazer secretarial em um nível amplo”.

Todavia, no cenário atual de desenvolvimento de tecnologias, aliado à conjuntura de recessão econômica e altas taxas de desemprego, os profissionais de secretariado executivo foram impelidos a novos desafios e ajustes em suas formas de atuações, em vista das reconfigurações do mercado de trabalho, a exemplo do surgimento da chamada economia colaborativa. Vale ressaltar que, na atualidade, o capitalismo desmoderado é um fator significativo no trabalho e no consumo e, consequentemente, para se manterem competitivos no mercado de trabalho, os profissionais têm necessidade de desenvolver estratégias de inovação e criatividade que garantam a sobrevivência da organização (SANTOS, 2014; PASQUALOTTO; BUBLLITZ, 2017).

Destarte, ao acompanhar as novas configurações organizacionais, é possível afirmar que o conhecimento se tornou elemento primordial, com peso nas tecnológicas e nas relações pessoais. Essa necessidade de adequar a sociedade ao modelo pós-industrial pode ser explicada por Campos et al. (2015, p.03) como “uma orientação para um movimento transformador dos contornos sociais”. Nesse cenário, ressalta que os profissionais de secretariado executivo, precisam ajustar-se às novas conjecturas do mercado, a exemplo de contextos de economia compartilhada.

2.1. Considerações sobre economia compartilhada e coworking spaces

A economia compartilhada ou colaborativa é um fenômeno recente e refere-se às relações de trabalho e consumo por meio da colaboração, troca ou aluguel de bens, sem que haja, necessariamente, a aquisição destes (CHOI et al., 2014). Essa tendência se popularizou nos últimos anos, abarcando bens tangíveis e intangíveis e alterando as relações de consumo e de trabalho. Para Botsman (2014) a economia colaborativa pode ser definida como um sistema econômico de redes e mercados descentralizados, formado por indivíduos e comunidades com objetivos recíprocos e que não necessitem de instituições centralizadas como intermediários, transformando o modo como as pessoas podem produzir, consumir, financiar e aprender.

Para Botsman e Rogers (2011), a economia colaborativa pode ser definida como iniciativas baseadas em redes e participação de comunidades, ou seja, como um sistema que explora valores ociosos de distintos ativos por meio de modelos e negócios que possibilitem a maximização da eficiência e do acesso. Para os autores, cada vez mais, esses ativos incluem atributos como habilidades, utilidades e tempo. Assim, a capacidade para descobrir oportunidades de colaboração passa a ser característica fundamental para gestores e empreendedores inseridos no atual contexto econômico. Behrens (2015) complementa que a economia colaborativa é construída a partir da distribuição de confiança e poder na comunidade, em oposição às instituições centralizadas. Rohden et al. (2015) afirmam que o compartilhamento conecta os indivíduos, criando um senso de comunidade, economizando recursos e desenvolvendo sentimentos como a solidariedade e a proximidade.

Kaufman (2012), em seus estudos sobre a economia colaborativa, afirma que esta se desenvolveu a partir de três pilares: crises econômicas e a intensificação do tema da sustentabilidade; as transformações socioculturais dos indivíduos e das instituições; e o efeito da tecnologia digital sobre os dois anteriores. A autora destaca que as crises econômicas levaram a um menor consumo, favorecendo a proliferação de plataformas colaborativas e o desenvolvimento de economias híbridas. Isso fez com que parte das empresas formais modificassem sua forma de atuação revendo conceitos, premissas e paradigmas para conseguir se manter no mercado. Em relação ao pilar tecnológico, a autora supracitada, menciona que o avanço tecnológico e a inovação provocaram impactos econômicos e sociais, fomentando sob a ótica de conectividade, do espírito empreendedor, além de novas práticas de gestão e de desenvolvimento humano. Flores (2016) e Kaufman (2012) afirmam que as mudanças de cunho tecnológicas propiciaram a identificação de oportunidades, a geração de distintos modelos de negócios e do desenvolvimento de recursos humanos para gerir as emergentes arquiteturas organizacionais.

De acordo com Rifkin (2012), a economia mundial está em processo de transformação e os sistemas colaborativos têm ocupado, cada vez mais, espaços do capitalista vigente. Para o autor, no lugar da competição exacerbada, a cooperação adquire importância na estratégia das empresas, com o objetivo de incluir grupos parceiros no acesso às inovações e buscar crescimento mútuo. Pasqualotto e Bubllitz, (2017) corroboram com as ideias de Rifkin (2012) ao afirmarem que a economia colaborativa propõe uma alternativa ao capitalismo, uma forma de reduzir a competitividade do mercado, apresentando uma atividade econômica solidarista, baseada na interação social.

Rifkin (2014) argumenta que o capitalismo está, lentamente, perdendo espaço, e que a Internet das Coisas (IoT - Internet of Things) tem feito o sistema de economia colaborativa se expandir. Para Costa (2017) a expansão da tecnologia nas últimas décadas tem se tornado parte decisiva para que a sociedade continue migrando de um sistema centralizado para uma sociedade descentralizada e lateralmente distribuída. Ainda, de acordo com Rifkin (2014), todo o avanço tecnológico acelerado do século XXI converge para a criação de uma rede neural global, conectando tudo a todos na IoT. Para ele, todas as grandes revoluções que ocorreram na história da humanidade têm em comum o desenvolvimento de um ou mais elementos da matriz da infraestrutura de comunicação, energia e transporte, e a IoT leva-os à Terceira Revolução Industrial. Essa é a primeira revolução de infraestrutura inteligente, que possui a capacidade de formar uma rede de conhecimento com troca de informações constante (COSTA, 2017).

Dentre as novas arquiteturas organizacionais atuais, destacam-se os ambientes denominados de coworking. Segundo Aquino (2007), essa modalidade torna-se uma estratégia de produtividade de forma que, ao substituir o modelo de trabalho tradicional, realça a facilidade e a cooperação existentes nas dimensões e nas variáveis específicas da economia colaborativa. Tais aspectos delineiam o perfil de uma sociedade empresarial que valoriza o conhecimento, as relações pessoais, a criatividade, a flexibilidade e a inovação.

O surgimento dos coworking spaces deu-se a partir de 1999, quando o termo foi utilizado pela primeira vez por Bernie DeKoven (LEFORESTIER, 2009). Entretanto, somente em 2005, o formato de cooperação entre profissionais de diversas áreas passou a corresponder à modalidade específica do coworking. No Brasil, tais ambientes despontaram apenas em 2007, já com as características predominantes de “baixo custo e [...] estrutura adequada para atender pequenas empresas, autônomos, freelancers, empresários emergentes e teletrabalhadores.” (MEDINA; KRAWULSKI, 2015. p. 182).

A configuração estrutural e funcional desse modelo de trabalho traduz a eficiência gerada pelo compartilhamento, além de que os custos de infraestrutura e dos serviços necessários de um só ambiente são divididos entre seus membros (SANTOS, 2014). Os autores Campos et al. (2015) ressaltam a importância do networking, da troca de experiências e da abertura para a criatividade e para inovações, já que facilitam o desenvolvimento de negócios e proporcionam o crescimento profissional. Tais autores ainda sintetizam que o coworking ganha, gradativamente, espaço no mercado de trabalho atual:

Transformou-se em um conceito norteador dos diversos tipos de ambientes de inovação e de trabalho pautados na sociedade e na economia do conhecimento, alterando modelos mentais, arranjos físicos, plataformas virtuais, as relações de trabalho, de vida, pautadas na inovação, no empreendedorismo, na geração de valor para o indivíduo, sua comunidade, a sociedade, o mercado e suas relações globais. (CAMPOS et al., 2015, p.20)

Dado o exposto, nota-se o contorno inovador desses ambientes em diversos aspectos, principalmente no que diz respeito à interação social e à flexibilidade. Portanto, vale ressaltar a importância desses espaços, que atuam “permitindo a redução de despesas, facilitando a mobilidade urbana e maximizando a eficiência e a produtividade no trabalho” (SANTOS, 2014, p.3). Dessa forma, a dimensão dos coworking spaces reflete na necessidade de profissionais capacitados e multifuncionais para essa nova realidade. E investigar as competências e as formas de inserção dos secretários executivos nessa nova modalidade organizações é a métrica do presente trabalho.

Transformou-se em um conceito norteador dos diversos tipos de ambientes de inovação e de trabalho pautados na sociedade e na economia do conhecimento, alterando modelos mentais, arranjos físicos, plataformas virtuais, as relações de trabalho, de vida, pautadas na inovação, no empreendedorismo, na geração de valor para o indivíduo, sua comunidade, a sociedade, o mercado e suas relações globais. (CAMPOS et al., 2015, p.20)

Dado o exposto, nota-se o contorno inovador desses ambientes em diversos aspectos, principalmente no que diz respeito à interação social e à flexibilidade. Portanto, vale ressaltar a importância desses espaços, que atuam “permitindo a redução de despesas, facilitando a mobilidade urbana e maximizando a eficiência e a produtividade no trabalho” (SANTOS, 2014, p.3). Dessa forma, a dimensão dos coworking spaces reflete na necessidade de profissionais capacitados e multifuncionais para essa nova realidade. E investigar as competências e as formas de inserção dos secretários executivos nessa nova modalidade organizações é a métrica do presente trabalho.

3. PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS

Os procedimentos metodológicos de um estudo são determinantes para o desempenho da pesquisa. Estes permitirão ao pesquisador produzir seus estudos dentro de uma racionalidade objetiva e adequada à realidade de seu contexto (GIL, 2008).

Assim, a presente pesquisa adotou como enfoque metodológico a abordagem qualitativa, de caráter exploratório e descritivo (RUIZ 2004; SEVERINO, 2007; GIL, 2008; APPOLINÁRIO, 2011). A opção pela abordagem qualitativa pode ser justificada pelos objetivos do presente estudo, que buscou descrever e analisar a interação entre as variáveis e ainda interpretar os dados, fatos e teorias, abrindo mão de abordar o problema a partir de procedimentos e técnicas estatísticas (APPOLINÁRIO, 2011).

Quanto ao caráter exploratório, convém destacar que se fundamenta nos pressupostos de Gil (2008) e de Severino (2007), que descrevem esse tipo de pesquisa como apropriada quando se objetiva aprofundar os conhecimentos sobre o objeto de estudo e adquirir maior familiaridade com o problema de pesquisa. Tal opção se fez legítima devido à lacuna de estudos que versam sobre economia colaborativa e seus impactos sobre os profissionais de áreas como secretariado. Em relação ao caráter descritivo, justifica-se a opção dado que, nesse tipo de pesquisa, objetivou-se a descrição das características de determinada população e fenômeno, estabelecendo a relação entre variáveis: as mudanças impostas pelos coworkings e as atribuições ao profissional de secretariado executivo (SEVERINO 2007; GIL, 2008; APOLINÁRIO 2011).

Para atingir o objetivo proposto para o presente trabalho, realizou-se, inicialmente, uma revisão teórica, desenvolvida com base em levantamento bibliográfico, para melhor compreender o fenômeno em investigação (CRESWELL, 2007). Na sequência, realizou-se uma pesquisa de cunho documental para identificar o quantitativo de coworkings existentes no Brasil e no Estado do Paraná. Cabe inferir que os dados relacionados à existência de ambientes de coworking no Paraná foram obtidos por meio das informações públicas constantes em relatório de sites, a exemplo do “coworkingbrasil.org” e juntas comerciais dos principais municípios paranaenses, identificando a existência de 75 ambientes de coworking no Estado. Outros dados também foram agregados através de aplicação de questionários aos gestores de coworking, visando subsidiar discussões acerca da atuação de profissionais de secretariado executivo nesses ambientes. Esses questionários foram enviados à totalidade de gestores por meio eletrônico (ferramenta Google Formulários) aos endereços de e-mail dos coworkings, no mês de maio de 2019. Todavia, obteve-se o retorno de apenas 27 organizações, o que representa 36% do total.

Cabe destacar que o recorte do estudo, abrangendo apenas o estado do Paraná, justifica-se em função do significativo número de cursos de Secretariado existente. Dados do e-MEC (2019) apontam para a existência de 46 cursos no Estado, nas distintas modalidades, quer seja tecnólogos e bacharéis, e ofertados de forma presencial e à distância, o que representa a segunda maior oferta de cursos dessa área no país.

No que tange a análise dos dados, a estatística descritiva foi a forma mais utilizada. Para tanto, os dados coletados foram trabalhados e apresentados, de modo geral em gráficos, permitindo uma análise sobre a atuação dos profissionais de secretariado executivo nos novos modelos de negócios introduzidos pela chamada economia colaborativa, que propicia uma visão mais ampla acerca do fenômeno investigado.

4. RESULTADOS

Tendo em vista o objetivo do presente estudo, qual seja, identificar e analisar a inserção e a forma de atuação dos profissionais de secretariado executivo em contextos organizacionais vinculados à economia colaborativa, especificamente em ambientes de coworking no estado do Paraná, inicialmente, fez-se necessário levantar informações sobre iniciativas de economia colaborativa, em especial o modelo de coworking, no Paraná. Para que seja possível uma visão mais abrangente desse modelo de economia, optou-se por mapear a quantidade desses espaços no Brasil e no Paraná. Por meio dos dados disponíveis no site Coworking Brasil, identificou-se a existência de 1.194 coworkings distribuídos pelo país em 2018, conforme demonstra a Figura 1:

Figura 1 - Distribuição dos coworkings por região, com destaque para a região Sul do país.

Fonte: elaborado pelas autoras com base nos dados do Censo Coworking Brasil (2018).

A desigualdade na concentração desses ambientes entre as regiões é perceptível. A principal diferença que pode ser destacada é a detenção de 81,2% de coworking spaces pelas regiões sul e sudeste, enquanto as demais possuem índices inferiores e totalizam apenas 18,8%. Tamanha diferença advém de um contexto histórico e econômico que remonta ao século XIX, no qual fatores como o crescimento da exportação, a mão-de-obra escrava, o capital e a iniciativa empresarial – a migração maciça de capital e a iniciativas empresariais deveriam ser redistribuídas, mas não foram – influenciaram diretamente na distribuição espacial do desenvolvimento regional (LEFF, 1972).

Atualmente, a região Sudeste possui um índice de desenvolvimento econômico elevado - maior participação no PIB nacional (IBGE, 2018) e grande investimento em capital e em pesquisa. a região Sul assemelha-se a esses índices e comporta a segunda posição na pesquisa de distribuição dos coworkings. Além disso, vale ressaltar que os melhores indicadores do Índice de Desenvolvimento Humano (IDH) são da região Sul e Sudeste (Galeano & Mata, 2009).

Em síntese, identificou-se 9,7% coworking spaces na Região Nordeste, 7,6% na Região Centro-Oeste, 1,6% na região Norte, 63,9% na região Sudeste e 17,3% na região Sul. Os dados obtidos revelam que, especificamente na região sul do país, existem 227 espaços, sendo que destes, 33% encontram-se no Paraná (contabilizam 75), 39% em Santa Catarina (88) e 28% no Rio Grande do Sul (64).

No que diz respeito ao Paraná, segundo o IPARDES (2003), seu desenvolvimento econômico percorreu uma trajetória significativa dos anos 1970 a 2000, na qual “despojou dos traços exclusivos de uma fazenda de café e um conjunto de serrarias para exercer o papel de uma economia agrícola e indústria” (p. 1). Tal afirmação pode ser complementada por meio de dados do IPARDES (2017), os quais apresentam que, no ano de 2013, o Paraná ocupou a 1º posição do setor agropecuário e a 4º posição na participação industrial, ambos em nível nacional. Além disso, o Índice de Desenvolvimento Humano, que em 2000 correspondia a 0,650, aumentou para 0,749 em 2010, ocupando o 5º lugar em nível nacional. Todavia, a distribuição da riqueza e dos avanços sociais entre os municípios não ocorre de forma homogênea.

Não menos importante, vale observar e compreender o contexto para a existência dos coworking spaces no Paraná, que como apresentado anteriormente, é responsável por 75 ambientes, representados na Figura 2.

Figura 2 - Ambientes de Coworking no Paraná.

Fonte: elaborado pelas autoras com base nos dados do Censo Coworking Brasil (2018).

No âmbito de relevância estadual, a aglomeração metropolitana de Curitiba é mais integrada e possui dinamicidade econômica de transformação e, assim, representa o maior desempenho dos indicadores. Nesse sentido, é possível associar esse contexto aos 42 cowoking spaces existentes que, em nível estadual, representam mais de 50% do valor total. Além disso, essa localização Sul-Leste, envolve o município de Ponta Grossa que, em porcentagem acerca desses ambientes de inovação, corresponde a 5%.

Posteriormente, a região Norte-Central, principalmente entre os municípios de Londrina e Maringá, tem elevada relevância econômica no que diz respeito, principalmente, às atividades agropecuárias. Não obstante, estão em crescimento os setores industrial e tecnológico, justificativa por essa região deter aproximadamente 20 ambientes de trabalho compartilhados. Em sequência, no que diz respeito à região Oeste do estado, vale ressaltar a importância do mesmo no agronegócio, pelo qual possui índices elevados a nível estadual e nacional do setor primário. A região também está progredindo no meio urbano, uma vez que a utilização exacerbada dos recursos naturais pelo setor primário possui significativos resultados (IPARDES, 2003). Assim sendo, as cidades de Cascavel, Toledo, Marechal Cândido Rondon e Foz do Iguaçu (destaque pela fronteira de comércio internacional) compreendem em torno de 7 coworking spaces. Em contraposto, a região Central do Paraná é socialmente crítica, com nível elevado de pobreza e baixas condições de moradia (IPARDES, 2017), sem registro de ambientes colaborativos nessa região.

Em relação ao crescimento dos ambientes colaborativos, os coworking spaces, de acordo com o Censo Coworking Brasil (2018), expandiram-se cerca de 401,6% nos últimos 4 anos. Tal fato justifica-se, em grande parte, pela pluralização do perfil desses espaços, uma vez que “a flexibilidade de espaços compartilhados começa a se espalhar cada vez mais”, e lugares como cafés e centros comerciais tornam-se ambientes de trabalho compartilhados.

Dada a expressiva quantidade de coworkings no Paraná, investigou-se a presença de secretários executivos atuando nessas organizações, bem como as funções desempenhadas por eles. Para tanto, foi enviado um questionário para todos os gestores de coworkings do Paraná, obtendo-se retorno de 36%. Inicialmente, buscou-se delinear um perfil desses gestores e constatou-se que, em sua totalidade, possuem o ensino superior completo, com significativo percentual de pós-graduação lato e stricto sensu, conforme pode ser visualizado no Gráfico 1 – Grau de escolaridade dos gestores de coworking:

Gráfico 1 – Grau de escolaridade dos gestores de Coworking.

Fonte: Dados da pesquisa (2019).

Os dados apresentados no Gráfico 1 apontam um perfil de gestor com capacitação superior à média nacional, uma vez que apenas 16,3 % dos jovens adultos com idade entre 24 e 34 anos atingem o ensino superior (MEC, 2018). Além disso, esse elevado grau de formação pode refletir positivamente na longevidade das empresas que, segundo dados do IBGE, dentre as empresas formais em 2015, 708,6 mil empresas novas surgiram no mercado, enquanto 713,6 mil foram fechadas, ou seja, o índice de fechamento de negócios foi maior do que o de abertura (IBGE, 2015). De acordo com uma pesquisa feita pelo SEBRAE (2016, online), os resultados identificaram que dentre os fatores que ocasionam o fechamento das empresas encontram-se o nível de instrução e capacitação: “tipo de ocupação do empresário, experiência no ramo, motivação para abrir o negócio; planejamento do negócio; gestão do negócio; capacitação dos donos”. Dado o exposto, entre as empresas que possuem maior prospecção são as que os empresários com maior visão de mercado, gestores que tem conhecimento e aplicam isso de forma estratégica (SEBRAE, 2016).

Além disso, investigou-se a quantidade de espaços de trabalho disponíveis nos coworkings. Os resultados alcançados revelam que, em porcentagem, a quantidade distribui-se da seguinte forma: 75% possuem até 20 ambientes, 18% tem entre 21 e 40 espaços e 7% compreendem mais de 41. Tais informações comparadas à média nacional de porte dos estabelecimentos, de acordo com o SEBRAE (2013), estão em consonância, visto 99,0% das empresas são MPE (Micro e Pequenas Empresas), enquanto apenas 1,00% são MGE (Médias e Grandes Empresas). Não obstante, enquadra-se nesse quesito a quantidade de coworkers (empresa e/ou profissionais liberais que possuem seu negócio dentro do coworking), que de acordo com a pesquisa, o equivalente a ambientes com até 20 profissionais corresponde a 81% e, apenas 19% possuem entre 21 e 40. Quantidades essas, compatíveis com a quantidade de ambientes de trabalho disponíveis na maioria – 75% dos coworkings.

Segundo Medina e Krawulski (2015), esse modelo de gestão é consideravelmente recente e sua tendência está aumentando gradativamente no mercado de trabalho atual. Nesse sentido, com os dados obtidos é possível evidenciar a modernidade dessas estruturas, nas quais cerca de 73% dos coworkings existem há 3 anos e 27% existem entre 4 e 10 anos; ou seja, dentre os ambientes colaborativos entrevistados, não houve registros de existência superior a dez anos, época na qual o fenômeno estava sendo implementado no país.

Posterior à delimitação do perfil dos gestores e à caracterização dos empreendimentos, buscou-se identificar a existência de secretários(as) nesses ambientes colaborativos, e constatou-se que em 65% dos coworkings existem indivíduos atuando nas funções secretariais. Entretanto, quando questionados se esses indivíduos possuíam formação especifica na área, apenas 12% afirmaram. Esse achado induz a interpretação de que, muito embora a profissão de Secretariado Executivo seja regulamentada desde 1985, o exercício ilegal da profissão ainda é prática recorrente dentro das distintas organizações, quer seja no serviço público, setor privado e, inclusive nos novos modelos de organizações, a exemplo dos coworkings.

Na sequência, objetivou-se identificar as atividades desempenhadas por esses profissionais, como pode ser observado no Gráfico 2, abaixo:

Gráfico 2 – Atividades desempenhadas por secretários(as) em coworking.

Fonte: Dados da pesquisa (2019).

Embora a grande maioria não possua formação na área, as atividades desenvolvidas são inerentes aos profissionais de secretariado. Tal constatação remete novamente à ideia de prática ilegal da profissão e, por conseguinte, maior necessidade de fiscalização dos órgãos competentes no que tange ao exercício da profissão. Isso porque, na medida em que o mercado aceita que profissionais não formados ocupem determinadas vagas para secretariado, não há estímulo por parte dos jovens a cursarem formação específica na área. Outra constatação a partir dos dados apresentados no Gráfico 2, refere-se ao fato de que mesmo os ambientes inovadores, como o coworking, ainda remetem ao desenvolvimento de atividades técnicas de secretariado.

No entanto, um percentual significativo das atividades desenvolvidas já aponta para um novo perfil de profissional, muito mais voltado para a área de gestão e empreendedorismo. Tal achado remete a um cenário positivo em relação à evolução da profissão e muito mais ajustado ao novo perfil delineado para os profissionais nas atuais Diretrizes Curriculares Nacionais (DCNs) da área de secretariado. Isso porque essas diretrizes estabelecem que o profissional formado tenha competência para desenvolver seu trabalho com uma postura reflexiva e crítica, apto a gerir e administrar processos e pessoas. Ademais, estabelecem que tenham capacidade para atuar nos níveis de comportamento microorganizacional, mesoorganizacional e macroorganizacional (BRASIL, 2005).

Na sequência, investigou-se os gestores sobre o rol de atributos e aptidões consideradas necessárias para o cargo de secretário em coworkings. A resposta a esse questionamento pode ser observada no Gráfico 3, abaixo:

Gráfico 3 – Atributos, conhecimentos e aptidões necessários para o cargo de secretário(a) em coworking.

Fonte: Dados da pesquisa (2019).

Como já visto anteriormente, os ambientes modernos delineiam um novo modelo de trabalho e de gestão que, paralelos aos gestores, assistentes administrativos e, nesse caso, secretários (as), carecem proatividade, criatividade, conhecimento e tecnologia (CAMPOS et al., 2015). Com isso, vale ressaltar os resultados apresentados no Gráfico 3, nos quais destacam-se as noções administrativas e conhecimentos de informática. Tais tópicos se mesclam e refletem características fundamentais de coworking, que segundo Mesquita et al. (2019), serão desempenhadas por esses profissionais por meio de plataformas digitais, que podem ser utilizadas como facilitadoras de processos.

Outra questão necessária ao (a) secretário (a) de um coworking é ser comunicativo, uma vez que será a pessoa que fará o intermédio entre os clientes e os profissionais e entre os próprios coworkers. Domínio da Língua Portuguesa, Organização do tempo e Atualização sobre o mercado de trabalho não ficam para trás; com quantidades semelhantes de respostas, tais fatores relacionam o papel desse profissional ao posicionamento do coworking na sociedade em que está inserido – nesse sentido, deve contribuir com ideias e sugestões, e trabalhar de forma prática, organizada, ágil e eficaz. Observa-se também, que as técnicas secretariais e a fluência em idioma estrangeiro não ocupam as posições superiores, mas não deixam de ser uma parcela significativa.

Por fim, considerando os dados obtidos por meio da pesquisa são notórias as alterações na forma de atuação dos profissionais, trabalhando, cada vez mais de forma compartilhada e assessorando um número crescente de executivos e organizações. Tais achados corroboram com o que postulam os estudos recentes da área a exemplo de Sabino; Rocha, (2004); Durante, 2012; Cielo et al (2014) e Mesquita (2019) que afirmam que o atual perfil do profissional de secretariado executivo, além de atender às tarefas básicas e rotineiras, precisa compreender dinamicidade e ser multidisciplinar. Dessa forma, esses profissionais tornam-se capazes de se inserir nos preceitos da nova economia colaborativa, assessorando gestores de coworking spaces e de demais formas de organização, além de atuar na organização de eventos, do desenvolvimento e do planejamento de atividades estratégicas, da gerência de equipes e processos, de atividades de pesquisa e até mesmo da administração de empreendimentos.

5. CONSIDERAÇÕES FINAIS

No cenário atual de desenvolvimento de tecnologias, aliado à conjuntura de recessão econômica e a mortalidade empresarial, as empresas adequam-se às novas demandas do mercado e aderem ao modelo de economia colaborativa, denominado coworking. Ressalta-se assim, a importância desses ambientes, uma vez que possuem traços sustentáveis, econômicos, inovadores e de interação social. Para os profissionais de secretariado executivo, essas mudanças organizacionais impactam na alteração da forma de atuação, uma vez que podem propiciar o assessoramento de um número maior de executivos e empreendedores, bem como o desenvolvimento de atividades específicas vinculadas às demandas da economia colaborativa. Nesse sentido, priorizou-se nesse estudo, investigar esse fenômeno no estado do Paraná, de modo a identificar, descrever e relacionar questões pertinentes ao ajuste das práticas profissionais de secretariado executivo.

Desse modo, foi possível identificar 75 ambientes colaborativos no Paraná, com distribuição desproporcional, porém condizente com as características do estado. A região metropolitana de Curitiba, por exemplo, comporta 56,4% dos espaços, enquanto outros municípios são responsáveis por menores parcelas percentuais. Além disso, buscou-se identificar a existência da função secretarial nesses ambientes colaborativos, e constatou-se que em 65% dos coworkings, existem profissionais atuando nas funções secretariais. Entretanto, quando questionados se esses indivíduos possuíam formação específica na área, apenas 12% afirmaram ser graduados em secretariado.

Muito embora a grande maioria não possua formação na área, as atividades desenvolvidas são inerentes aos profissionais de secretariado, e um percentual significativo das atividades desenvolvidas já apontam para um novo perfil profissional, voltado para área de gestão e empreendedorismo. Assim, ressalta-se a necessidade de profissionais eficazes, capazes de prestar suporte aos coworkers, de usar a criatividade para atuar como gestores, de serem empreendedores e se reinventarem e, sobretudo, investir em tecnologia.

Tendo em vista o objetivo deste trabalho, foi possível identificar os atributos, os conhecimentos e as aptidões necessários para o cargo de secretário(a) nesse modelo de trabalho, que carecem principalmente de proatividade, criatividade, conhecimento e tecnologia. Dentre os resultados obtidos, destacaram-se as noções administrativas e conhecimentos de informática, já que cada vez mais empregam-se plataformas digitais. Outras habilidades também apontadas pelos gestores como importantes, são: a comunicação; o domínio da Língua Portuguesa; a organização do tempo; e a atualização sobre o mercado de trabalho. Da mesma forma, os gestores apontam a necessidade de que os profissionais contribuam com ideias e sugestões, e citam que a execução do trabalho deve acontecer de forma prática, organizada, ágil e eficaz.

Em suma, conforme os objetivos propostos e os resultados obtidos com a realização desse estudo, pode-se afirmar que a pesquisa contribuiu para elencar algumas das demandas do mercado de trabalho atual para com os profissionais de secretariado executivo. A pesquisa foi pertinente também para apontar possíveis abordagens e temáticas de inclusão nas matrizes curriculares dos cursos de graduação. Por fim, para continuidade deste estudo e como agenda de pesquisas futuras, sugere-se a ampliação dessa pesquisa a nível nacional, para que, de tal forma, os resultados sejam compilados e obtenha-se um panorama da posição do secretariado executivo em relação aos novos contornos da economia colaborativa.

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